金融业监管局执法部门在2020年10月的一份刑事控告书中称，银行（下称“美银”）一位前研究分析师在2019年5月——加入美银证券仅仅20天后，便使用公司信用卡支付个人娱乐消费，涉案金额近21,000美元。相关费用既未获得美银的预先授权，也违反了该行的费用政策，即便如此，美银还是为此买了单。涉嫌舞弊事件曝光后，美银解雇了这位员工。

美银这位前分析师就是违反职业道德的负面典型。但在AppZen公司（通过AI等技术帮助企业防范舞弊）CEO Anant Kale看来，该笔费用的批准人同样存在渎职行为，这可能表明美银道德文化缺失或者未能强调组织的行为准则。

“费用管理和企业文化息息相关。”Kale说道，“令人担心的是，如果企业文化允许甚至预期此类行为发生，那么费用管理必然难以‘独善其身’；反之亦然，如果费用管理批准此类行为，那么企业文化也会‘随波逐流’。”

CFO负责管理财务方方面面的工作。任何政策或措施得以有效执行的关键在于清晰、沟通和一致性，这里就包括组织的道德准则和应付账款程序。

新冠疫情凸显了向远程办公迁移的必要性，而不同组织在应对这一变化的方式上存在着显著差异。据Kale介绍，有些财务部门主动调整其政策，批准特定的居家办公费用，如购置新的电脑显示器、网络服务和办公用品等。这样一来，员工就知道哪些是可以报销的，并认为公司的应对公正及时。相反，未能及时调整政策的组织会让员工在这方面感到困扰。

同样的原则也适用于职业道德和舞弊防范，即制定全面完整的政策并清晰地传达给员工。

“财务团队需要坚守工作职责，识别并处理违背公司政策的报销申请。”Kale说道，“如果无法做到这一点，整个支出政策体系就会成为笑话，正如美银事件一样。”

违背职业道德

违背职业道德的行为往往不像美银分析师案例一那样容易察觉。有时，事情要复杂得多，甚至可能处于道德或法规的灰色地带。财务专业人士应参考所在组织的道德准则和IMA《职业道德守则公告》来行事。

“我们每个人都有道德义务，不去滥用所在组织的资源。”Kale指出，“作为CEO，你可能认为你可以购买任何自己喜欢的东西，让公司为此买单。但就我个人而言，无论是对自己还是对公司，我都有不这样做的道德义务。”

财务团队通常都会为自付费用制定政策和规则。美银案例中的费用显然不是正当合理的费用，但说到哪些是正当合理的费用，还存在很多值得探究的道德问题。

“总会有政策范围之外的例外情况，其中一部分是会得到批准的正当费用，另一部分则不然，但不论是提出费用申请的员工还是负责审批的财务团队成员，我们都需要运用道德准则来判断。”Kale说道，“在美银案例中，分析师和费用审批团队都未能将道德准则用到实处。”

政策清楚明确、定期更新并保持相关性，员工与雇主都遵循道德准则，传达与执行政策的严格流程──三者相结合，可解决组织在这方面遇到的很多问题。

“如果组织在制定和执行费用政策方面较为松懈，就等于告诉员工他们在费用报销方面几乎可以为所欲为。”Kale指出，“这当然会渗透到企业文化之中。我们作为专业人士，有义务营造职业道德有效发挥作用的环境，在这样的环境中，我们每个人都要遵守道德准则。”

技术性作用

通过现代化的仪表盘工具，CFO可按需获取财务相关信息；通过以软件为媒介的可视化，CFO可了解业务之所在，包括现金流、开票以及开支和收入情况。有了这些信息，CFO便可以对业务进行监督，并分享成功与失败的经验。

“没有这种程度的可按需获取的信息，CFO几乎不可能对组织在道德或其他方面的政策实施情况加以控制。”Kale说道，“有效运用技术是其中的关键。”

Kale倡导将日常工作自动化，并尽可能建立无接触财务流程。以费用处理为例：财务团队可运用人工智能（AI）工具来查验每份费用报销申请的每一个项目。这样，财务团队就能侧重于确保政策清晰、定期更新、良好传达且尽可能有效执行。

“如果80%的费用报销申请都是低风险的并且能够被自动处理，那么人为降低流程处理速度就毫无价值。”Kale说道，“自动化处理可以让技能娴熟的员工关注例外情况，也就是需要投入更多精力的报销申请上。”

“对团队来说，与逐行检查报销申请项目相比，这种工作方式更高效，工作内容也更有意义。”Kale指出，如果组织不允许差旅使用某个拼车公司的服务，或者只允许搭乘低碳航空，那么这些额外信息可以内置到软件中。

“随着越来越多的组织明确表明其道德伦理立场，将核心价值观融入业务各方面的能力将变得至关重要。”Kale强调道。

Daniel Butcher，IMA财经编辑。联系方式：daniel.butcher@imanet.org。